Struktur Surat Dinas, Ciri, Unsur, dan Contohnya

Apakah kamu sudah pernah melihat surat dinas? Sesuai dengan namanya, surat dinas merupakan surat resmi yang isinya berkaitan dengan hal kedinasan. Surat ini menjadi media untuk menyampaikan informasi dari instansi ke individu atau sebaliknya. Lalu, seperti apa, ya, struktur surat dinas itu?

Jika kamu pernah mempelajari materi tentang surat pribadi, maka akan lebih mudah untuk memahami apa perbedaan dari kedua jenis surat tersebut. Nah, pada ulasan kali ini kita akan membahas tentang surat dinas secara lengkap. 

Mulai dari pengertiannya, struktur, ciri-ciri serta unsur dan contohnya supaya kamu semakin paham. Bagaimana, sudah siap untuk belajar? Yuk, langsung saja kita simak bersama!

Baca juga: Ciri-Ciri Teks Tanggapan, Fungsi, Struktur, Ciri dan Contohnya

Pengertian Surat Dinas

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) disebutkan bahwa surat dinas merupakan surat yang secara langsung dikirimkan kantor pemerintahan dan biasanya bebas biaya. Nah, kalau menurut Kemendikbud, surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi yang dibuat secara tertulis dan memiliki sifat formal dan legal. 

Surat dinas ini bisa dijadikan sebagai bukti resmi karena memiliki kekuatan hukum. Surat ini sekaligus menjadi bukti historis terkait aktivitas sebuah lembaga. Dapat dikatakan bahwa surat dinas pada umumnya dikirim oleh pemerintah ke pemerintah atau swasta, bisa juga oleh swasta ke pemerintah atau swasta. 

Struktur Surat Dinas

Nah, dikarenakan surat dinas berisi tentang keperluan dinas yang bersifat resmi, Sobat Pijar perlu memperhatikan struktur penulisannya, ya. Berikut adalah struktur surat dinas yang harus diperhatikan. 

1. Kop Surat (Kepala Surat)

Salah satu struktur penting dalam surat dinas adalah kop surat. Kop surat ini biasanya terdiri dari logo lembaga/instansi atau perusahaan, nama lembaga/institusi atau perusahaan, serta alamat, nomor telepon atau fax lembaga/instansi/perusahaan.

2. Nomor Surat

Struktur berikutnya yang perlu diperhatikan yaitu nomor surat. Penulisan nomor surat dinas yang benar adalah diawali dengan kode surat, nomor urut surat, nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan pembuatan serta tahun pembuatan surat. 

Jadi kode surat dinas ditulis pada bagian awal nomor surat resmi tersebut. Ada beberapa kode yang sering digunakan, diantaranya adalah kode 01 yang merupakan kode Surat Keputusan, kode 02 yang merupakan kode Surat Undangan, dan lain sebagainya.

Nomor surat sendiri memiliki fungsi yang cukup penting karena bisa digunakan untuk mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan instansi pemerintah, lembaga atau perusahaan dalam satu tahun.

3. Tanggal

Surat dinas memiliki tanggal surat yang terletak di bagian kanan atas, bagian kiri atas atau bisa juga di sebelah kanan bawah. Untuk nama tempatnya sendiri tidak perlu dicantumkan karena sudah disebutkan dalam kop surat. Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.

4. Lampiran

Struktur surat dinas berikutnya adalah lampiran. Pada surat dinas, lampiran juga bisa ditambahkan sebagai dokumen pendukung. Penulisan lampiran di bawah nomor surat. Sementara fungsinya adalah untuk menginformasikan data tambahan pada surat tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan merupakan salah satu struktur penting yang harus adalah dalam surat dinas. Karena isinya berupa alamat yang dituju secara lengkap. Dengan alamat tujuan yang lengkap maka proses pengiriman surat akan lebih mudah.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka pada surat dinas merupakan kalimat pembuka sebelum masuk ke bagian isi surat. Bahasa atau kalimat yang digunakan pada salam pembuka harus bersifat formal dan baku dengan bahasa sopan.

7. Isi Surat

Struktur surat dinas selanjutnya berupa isi surat. Dalam surat dinas, isi surat harus jelas dan singkat. Informasi yang diberikan pada isi surat harus tepat dan tidak bertele-tele. Selain itu juga harus sesuai dengan jenis surat tersebut sesuai kode surat yang telah dicantumkan.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka, dalam surat dinas juga harus mencantumkan salam penutup dengan pemilihan bahasa yang baku dan sopan. Salam penutup akan menunjukkan kesopanan serta itikad baik dalam berkomunikasi secara tertulis.

9. Tanda Tangan Pengirim

Tanda tangan yang dibubuhkan pada surat dinas merupakan identitas yang akan menunjukkan keabsahan dokumen yang dikirimkan tersebut. tanda tangan yang dibubuhkan bisa menggunakan pena atau TTE (Tanda Tangan Elektronik) yang sudah terverifikasi.

10. Tembusan

Struktur surat dinas berikutnya adalah tembusan atau salinan surat. Tembusan tersebut biasanya dikirimkan kepada pihak lain. Meski begitu, tidak semua surat resmi dilengkapi dengan tembusan, hanya jika ada pihak lain yang perlu mendapatkan salinan tersebut.

11. Inisial

Inisial berupa kode singkatan nama dari penyusun atau pengonsep surat dinas. Fungsinya adalah untuk memudahkan dalam mengecek siapa penyusun surat tersebut. Sehingga jika ditemukan kesalahan maka bisa langsung dikembalikan untuk diperbaiki.

Ciri-ciri Surat Dinas

Sobat Pijar bisa membedakan surat dinas dengan surat lainnya dengan memperhatikan ciri-cirinya, nih. Adapun ciri-ciri surat dinas adalah seperti berikut:

1. Menggunakan bahasa yang baku dan resmi sesuai dengan EYD.
2. Dilengkapi kop surat dengan informasi nama instansi yang mengeluarkan surat dinas.
3. Menggunakan bahasa yang ringkas, jelas, padat dan efektif sehingga mudah dipahami.
4. Menggunakan bahasa eksplisit dengan format tertentu yang jelas dan lugas.
5. Mencantumkan nomor surat, tanggal, perihal, alamat serta lampiran jika ada.
6. Pada kondisi tertentu dilengkapi dengan cap atau stempel.
7. Dilengkapi pula dengan salam pembuka serta salam penutup yang menunjukkan kesopanan.

Perbedaan antara Surat Pribadi dan Surat Dinas

Dalam ilmu korespondensi, nggak cuma ada surat dinas saja, lho. Akan tetapi, ada juga surat pribadi yang umum digunakan. Nah, nggak sedikit, lho, yang mengira perbedaan surat dinas dan surat pribadi hanya terletak pada penggunaan gaya bahasa. Padahal, bukan cuma itu saja. 

Berikut beberapa perbedaan surat pribadi dan surat dinas yang perlu kamu tahu. 

Supaya kamu semakin paham perbedaan surat dinas dan surat pribadi, coba simak artikel Struktur Surat Pribadi dan Contohnya berikut ini, ya! 

Contoh Surat Dinas

Setelah memahami bagaimana struktur surat dinas dan unsur-unsur yang ada di dalamnya, apakah kamu sudah bisa membuat surat dinas? Jika masih bingung, kamu bisa pelajari contoh surat dinas pemberitahuan di bawah ini, ya.

Baca juga: Pengertian Teks Deskripsi, Tujuan, Ciri, Struktur, Jenis dan Contohnya

Nah, setelah menyimak penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa struktur surat dinas yang membedakan dengan surat pribadi adalah adanya kop surat, nomor surat, lampiran serta tembusan. Selain menggunakan struktur yang berlaku, penulisan surat dinas juga harus menggunakan bahasa baku yang jelas dan singkat.

Yuk, pelajari lebih banyak tentang surat dinas dan materi Bahasa Indonesia lainnya bareng Pijar Belajar! Aplikasi Pijar Belajar memiliki segudang konten pembelajaran super lengkap yang bisa kamu gunakan kapan aja dan dimana aja, mulai dari rangkuman materi, video materi, hingga latihan soal dan pembahasannya. 

Wah, lengkap banget, kan? 

Ayo download Pijar Belajar atau klik banner di bawah ini untuk belajar sekarang!