Personal Letter : Pengertian, Fungsi, Ciri, Struktur dan Contoh

Sejak zaman dulu, surat telah menjadi salah satu cara manusia saling berkomunikasi. Sebelum keberadaan smartphone, surat memegang peranan penting dalam interaksi manusia. Seseorang bisa mengirimkan surat pribadi atau personal letter kepada keluarga, sahabat, pasangan, atau siapa pun.

Sejak era smartphone tiba, fungsi surat memang mulai mengalami penurunan dibandingkan dekade sebelumnya. Meskipun begitu, penggunaan surat tidak serta merta hilang begitu saja. Dalam beberapa kesempatan, fungsi surat tetap tidak dapat digantikan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui bagaimana cara membuat surat pribadi yang baik dalam bahasa Inggris.

Baca juga: Gerund and Infinitives : Pengertian, Fungsi, Rumus dan Perbedaannya

Pengertian Personal Letter 

Secara harfiah, pengertian personal letter adalah surat yang digunakan untuk berbagai tujuan, seperti untuk berbagi informasi, menyampaikan maaf, berterima kasih, mengungkapkan perasaan, mengundang seseorang, dan lain sebagainya. Bentuk surat pribadi ini bisa berupa surat konvensional maupun surat elektronik. 

Seiring perkembangan teknologi komunikasi dan media sosial, kebutuhan surat menyurat jadi semakin rendah. Adanya berbagai media sosial dan aplikasi pesan instan menjadikan masyarakat lebih jarang mengirim dan membaca surat.

Meskipun begitu, peran surat tidak sepenuhnya hilang. Bagi beberapa orang, menerima surat masih lebih nyaman dibandingkan menerima pesan instan atau pesan sosial media. Di samping itu, beberapa kegiatan juga lebih layak jika disampaikan melalui surat. Misalnya undangan pernikahan atau permintaan maaf secara resmi.

Fungsi Personal Letter

Secara umum, ada 10 fungsi atau alasan mengapa seseorang membuat personal letter, di antaranya:

1. Sarana Berbagi Informasi (Sharing Information)

Sebagai sebuah surat, personal letter biasa digunakan untuk berbagi informasi. Hampir setiap informasi dapat disampaikan melalui surat ini. Misalnya kondisi terkini, jadwal kegiatan, atau pun hal lain yang ingin diketahui oleh penerima surat.

2. Media Meminta dan Memberi Maaf (Apologizing)

Sebelum teknologi menjadi semaju sekarang, orang-orang biasa menggunakan surat untuk meminta maaf atau memberi maaf. Namun, setelah kemajuan teknologi informasi, orang-orang bisa langsung meminta maaf melalui pesan singkat.

Akan tetapi, personal letter untuk meminta maaf dan memberi maaf tetap digunakan dalam beberapa kondisi, khususnya, untuk kesalahan yang dianggap besar atau perkara resmi. Surat permohonan maaf menunjukkan bahwa pengirim surat melakukan permintaan maaf dengan resmi dan sungguh-sungguh.

3. Untuk Mengekspresikan Perasaan (Expressing Feeling)

kamu juga bisa menggunakan surat untuk mengungkapkan perasaan. Kadang kala, orang masih menggunakan cara ini untuk mengungkapkan perasaan cinta. Personal letter yang digunakan untuk mengungkapkan perasaan cinta tentu saja memiliki keistimewaan sendiri bagi penerimanya.

4. Mewakili Penulis Surat (Representing Writer)

Dalam beberapa kondisi, penulisan surat dapat digunakan untuk mewakili penulis surat. Misalnya saat kamu tidak memiliki waktu untuk mengurus pajak kendaraan. kamu bisa membuat surat tertulis agar saudara atau orang yang kamu percaya bisa mewakili kamu mengurus pajak tersebut.

5. Sarana Menyampaikan Ide atau Gagasan (Exploring Idea / Opinion)

Bagi beberapa orang, mengungkapkan ide, gagasan, atau opini akan lebih mudah dalam bentuk tertulis. Salah satu contoh surat menyurat untuk menyampaikan ide ini bisa kamu temukan dalam buku ‘Habis Gelap Terbitlah Terang’. 

Melalui surat-surat tersebut, Kartini menyampaikan ide atau gagasannya kepada sahabat penanya yang berada di luar negeri.

6. Mengembangkan Kemampuan Tata Bahasa (Developing Grammar Ability)

Menulis surat juga dapat membantu kamu mengembangkan kemampuan tata bahasa. Saat menulis surat, kamu harus mempertimbangkan setiap kata yang kamu pilih. Baik dari segi vocabulary maupun susunan katanya. 

Semakin sering menulis personal letter, akan semakin baik juga kemampuan tata bahasa kamu. Jika kamu menulis surat dalam Bahasa Inggris, maka kemampuan Bahasa Inggris kamu juga akan turut meningkat.

7. Mengundang Seseorang (Inviting)

Sampai saat ini, surat undangan masih terus digunakan. Dengan memberikan surat undangan, penerima surat akan merasa bahwa kehadirannya penting dan diperhitungkan. Secara umum, bentuk surat undangan masih diberikan dalam bentuk fisik. Akan tetapi, surat undangan digital juga mulai marak digunakan.

8. Memberikan Ucapan Selamat (Congratulating)

Saat seorang kerabat atau rekan berhasil dalam suatu hal, kamu tentu ingin memberikan ucapan selamat. Selain dapat diucapkan secara langsung, ucapan selamat juga bisa disampaikan melalui surat. Selain itu, surat ucapan selamat juga dapat digunakan oleh perusahaan untuk karyawan yang berprestasi atau konsumen potensialnya.

9. Menceritakan Pengalaman Pribadi (Telling Experience)

Beberapa dekade lalu, banyak orang yang memiliki sahabat pena. Biasanya, mereka akan saling bertukar surat dalam beberapa waktu. Surat tersebut bisa menceritakan tentang pengalaman pribadi pengirim. Mulai dari kegiatan yang dilakukan, pengalaman yang menarik, atau berbagai cerita lainnya.

10. Mengucapkan Terima Kasih (Thanking)

Terakhir, kamu juga bisa menggunakan personal letter untuk mengungkapkan terima kasih. Ucapan terima kasih yang dituliskan dalam surat biasanya memiliki kesan yang lebih dalam dan spesial.

Generic Structure Personal Letter

Secara umum, personal letter adalah surat yang bersifat personal dan tidak terlalu resmi. Meski begitu, surat semacam ini juga memiliki struktur umum yang harus diketahui. Dengan begitu, isi surat bisa lebih mudah dibaca dan dipahami oleh penerima.

1. Tempat dan Tanggal Surat (Place and Date)

Umumnya, sebuah surat dimulai dengan menuliskan tempat dan tanggal surat tersebut dituliskan. Meskipun bukan surat resmi, tempat dan tanggal surat sebaiknya tetap dituliskan di bagian awal surat.

2. Nama dan Alamat Pengirim (Sender Address)

Selanjutnya, jangan lupa untuk menuliskan nama dan alamat pengirim. Bagian ini dapat dituliskan di bagian depan surat. Dengan menuliskan nama dan alamat, penerima surat bisa dengan mudah membalas surat tersebut.

3. Salam Pembuka dan Penutup (Greeting)

Salam pembuka dituliskan di awal surat dan salam penutup dituliskan di akhir surat. kamu bisa menggunakan berbagai macam salam dan sapaan pada personal letter. Beberapa salam pembuka yang umum digunakan adalah Dear August, Dear My Beloved Friends, Dear My Lovely Sister, Dear Madam, Dear Teacher, dan lain-lain.

Adapun beberapa contoh salam penutup adalah Sincerely yours, Your friend, Your faithfully, From me, Love, Yours truly, Regards, Respectfully yours, dan lain-lain.

4. Isi Surat (Content)

Bagian isi merupakan bagian paling penting dalam penulisan surat personal. Tanpa bagian ini, sebuah surat tidak dapat dikatakan sebagai surat. kamu bisa menuliskan apa saja sesuai dengan tujuan awal kamu menulis surat tersebut. Isi surat bisa berupa tulisan panjang atau pendek sesuai kebutuhan.

5. Tanda Tangan (Signature)

Terakhir, sebuah surat biasanya ditutup dengan tanda tangan atau nama penulis surat. 

Contoh Personal Letter

Jakarta, 7 February 2023,

Adelia

Jl. Kutilang No,09

Dear my beloved best friend, 

Hi, Trish! How are you today? I hope you are healthy and well as always. I am writing this letter to thank you for the gift you sent for my birthday yesterday. I really like the cake and flowers you bought for me.

By the way, I have great news for you! I want to let you know that next week I want to visit Bali with my family. So, I can see you next week, Yeay! I know you have a tight schedule but I hope we can meet and hangout like we used to. 

Just let me know if you are free next month. I’d love to hear anything from you. See you!

Sincerely yours,

Adelia. 

_________________________________________________________

Baca juga: Recount Text : Pengertian, Ciri, Struktur dan Contoh

Nah, itulah beberapa hal mengenai personal letter yang perlu kamu tahu. Apakah kamu pernah membuat personal letter dalam Bahasa Inggris? Menulis personal letter bisa menjadi latihan berbahasa yang menyenangkan. Jadi, tidak ada salahnya untuk mencoba menulis sebuah surat personal sebagai latihan.

Yuk, asah kemampuan materi Bahasa Inggrismu bersama Pijar Belajar. Dengan Pijar Belajar, aktivitas belajarmu pasti jadi lebih mudah karena bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja. Apalagi, latihan soal dan video pembahasannya sangat lengkap, mulai dari mata pelajaran SD, SMP, SMA. 

Tunggu apa lagi? Download Pijar Belajar sekarang!