Invitation Letter : Pengertian, Jenis, Struktur dan Contoh

Apakah Sobat Pijar pernah menerima undangan pesta ulang tahun atau undangan untuk menghadiri meeting event tertentu? Nah, kalau dalam bahasa Inggris, surat undangan disebut juga dengan invitation letter. Yuk, langsung saja simak lebih dalam mengenai invitation letter berikut ini!

Apa itu Invitation Letter?

Pasti banyak yang bertanya-tanya, nih, what is invitation letter? Invitation letter adalah surat yang berisi ajakan atau permintaan pada seseorang ataupun kelompok untuk hadir ke acara tertentu.

Nah, jadi kalau Sobat Pijar mau mengundang teman ke sebuah party atau maupun mengundang tamu penting untuk hadir dalam acara seminar, kamu bisa memakai invitation letter.

Fungsi invitation letter adalah untuk mengundang, memanggil, atau mengajak seseorang atau suatu instansi untuk dapat mengikuti acara yang akan diselenggarakan.

Invitation letter ini bisa kamu tulis untuk berbagai tujuan, lho. Mulai dari acara resmi yang levelnya profesional atau kepentingan personal aja. Struktur surat undangannya juga memuat informasi penting dan informasi rinci tentang sebuah event.

Misalnya, ada tanggal, tujuan acara, waktu acara, lokasi, dan lain-lain. Bentuk invitation letter juga bisa beragam, bisa berbentuk cetak, online, atau yang bisa kamu kirim lewat e-mail atau surat elektronik.

Apa Saja Jenis Invitation Letter?

Ada banyak macam invitation letter yang penting untuk Sobat Pijar ketahui, yaitu invitation formal atau surat undangan resmi, dan juga invitation informal atau surat undangan tidak resmi. Penasaran, apa aja sih bedanya? Ini dia ulasannya:

1. Formal Invitation

Definisi dari invitation letter formal, yaitu surat undangan resmi yang ditulis untuk tujuan tertentu secara profesional. Jadi, sifat surat ini, nih, umumnya ditulis oleh perwakilan suatu instansi atau lembaga tertentu, dan diperuntukkan buat perorangan atau instansi lainnya.

Karena sifatnya resmi, jadi Sobat Pijar wajib menggunakan gaya bahasa yang resmi. Jadi, kamu harus memperhatikan grammar, atau tata bahasa Inggris resmi yang akan digunakan dalam surat undangan nantinya.

Isi suratnya juga sifatnya penting, bahkan tidak jarang juga invitation letter berisikan informasi yang sifatnya confidential alias rahasia. Jadi, sobat Pijar kudu pastiin banget, kalau surat yang ditulis udah sesuai dengan konteks yang dituju, ya!

Kemudian, invitation letter formal juga umumnya dilengkapi dengan kop surat dan stempel atau cap, kalau surat undangan tersebut dikeluarkan oleh lembaga-lembaga resmi.

2. Informal Invitation

Nah, kebalikan dari surat undangan formal, invitation letter informal ini adalah surat undangan yang sifatnya gak resmi atau santai. Jadi, jangan heran kalau Sobat Pijar sering baca surat undangan jenis ini lewat pesan singkat, ya.

Misalnya, saat kamu mengundang teman untuk datang ke acara ulang tahun, undangan datang ke pernikahan, undangan kerja kelompok, dan undangan informal lainnya.

Jadi, dalam invitation letter informal ini gak ada format yang ketat dan bisa kamu tulis pakai gaya bahasa santai, seperti gaya percakapan sehari-hari. Namun, tetap saja kamu harus menyertakan tempat acara, tanggal, dan waktu kedatangan.

Selain itu, sertakan juga informasi lain yang penerima wajib tahu, seperti apa yang harus dibawa, apa yang harus dipakai, dan lain-lain. 

Walaupun santai, Sobat Pijar tetap harus menulis surat undangan dengan nada yang ramah supaya senang dan nyaman atas undangan tersebut.

Bagaimana Struktur Invitation Letter?

Nah, tadi udah disinggung sebelumnya, nih, kalau pada invitation letter juga ada struktur atau susunan surat. Ini bisa Sobat Pijar jadikan sebagai panduan kalau mau buat surat undangan. Kalau mau tau seperti apa strukturnya, berikut ini adalah ulasannya:

1. Struktur Formal Invitation

Surat undangan resmi dalam bahasa Inggris ternyata ada strukturnya sendiri, lho! Sobat Pijar juga wajib mengikuti aturannya karena struktur formal invitation bersifat strict. Kalau mau tau apa aja, sih, strukturnya, simak ulasannya di bawah ini, ya.

1. Pegirim surat: nama dan alamat pengirim surat. 
2. Tanggal dan tempat: tanggal dan tempat surat undangan tersebut ditulis.
3. Penerima surat: nama dan alamat penerima surat.
4. Salam: sapaan kepada penerima, seperti “Dear Mr/ Mrs”.
5. Pendahuluan: penjelasan singkat tentang tujuan surat undangan yang dibuat dan menyatakan acara yang akan diselenggarakan.
6. Isi surat: informasi detail tentang acara tersebut, bisa berupa tanggal, lokasi, waktu kedatangan acara, ataupun instruksi khusus lainnya.
7. Penutup: Pada formal invitation letter, penutup harus ditulis dengan profesional dan sopan.
8. Sign: Bubuhkan tanda tangan yang dilengkapi dengan nama lengkap pengirim atau cap lembaga.

2. Struktur Informal Invitation

Walaupun sifatnya lebih santai, namun Sobat Pijar juga perlu mencantumkan informasi penting terkait acara yang ingin diselenggarakan tersebut. Jadi, dalam informal invitation letter, setidaknya mencakup beberapa hal berikut ini:

1. Event name: nama acara yang akan diadakan.
2. Receiver: penerima surat undangan.
3. Day and date: hari dan tanggal acara tersebut.
4. Time: waktu kedatangan, atau kamu juga bisa memberikan estimasi kapan acara selesai.
5. Place: tempat diadakannya acara tersebut.
6. Event sender: pengirim atau penyelenggara acara.

Apa Saja Language Feature of Invitation Letter?

Sekarang saatnya Sobat Pijar tahu ciri-ciri atau ketentuan kebahasaan yang ada pada invitation letter, baik formal maupun informal. Yuk, ini dia penjelasan lengkapnya!

1. Language Features of Formal Invitation

Ketika Sobat Pijar ingin membuat invitation letter formal, tentunya ada kaidah kebahasaan yang harus diikuti. Nah, ini dia beberapa language features pada surat undangan formal yang harus dipatuhi:

1. Hindari penggunaan contraction, atau penggabungan satu kata dengan kata lainnya dalam bahasa Inggris, Misalnya, do not menjadi don’t, atau have not menjadi haven’t.
2. Jangan menyingkat kata karena terkesan tidak resmi dan tidak profesional.
3. Jangan menggunakan adverb of degree, atau kata keterangan yang menyatakan sebuah tingkatan. Misalnya, so atau really.
4. Hindari mencantumkan informal discourse markers, atau wacana informal, seperti anyhow, by the way, dan lain-lain.
5. Sebaiknya tidak menggunakan slang/ bahasa gaul dalam bahasa Inggris, frasa, atau idiom yang tidak pantas kamu cantumkan di formal invitation letter.

Agar lebih memahami invitation letter, Sobat Pijar perlu tahu seperti apa, sih, contoh dari invitation letter formal. Berikut ini adalah contoh surat undangan resmi untuk hadir dalam launching produk baru:

Dear Mrs. Brenda,

We would like to invite you to the launch of our new product, Beauty Skincare on 14 February 2023 at 8 pm at Shangri-La Hotel, Jakarta.

This event allows you to learn more about our new products and try our newest range of skincare products. Also, you can get connected with other beauty industry professionals.

Please RSVP before 11 February 2023 to confirm your attendance. You can reply to this invitation letter via email at beautyskincare@pretty.com or by telephone at our office at 787-9898-001.

We look forward to welcoming you to our product-launching event.

Sincerely,

Pretty Beauty Skincare Team

2. Language Features of Informal Invitation

Pada dasarnya pada surat undangan tidak resmi tidak memiliki aturan kebahasaan yang baku dan ketat. Oleh karena itu, Sobat Pijar cenderung dibebaskan menuliskan apapun asalkan tetap sopan dan tidak menimbulkan informasi yang ambigu pada penerima surat. Berikut ini adalah contoh invitation letter informal untuk datang ke pesta rumah baru:

Hi, Josephine!

I'd like to invite you to come to my housewarming party this Sunday. I just moved into a new house and would love for you to see it.

The party will start at 7 pm and there will be live music, food, and drinks. You can bring anyone to come with you. Wear pink for the dress code.

Please let me know if you want to come. You can RSVP by replying to this message.

Hope to see you at the party!

Best,

Antonio

_______________________________________________________

Itu dia ulasan menarik tentang invitation letter, baik formal maupun informal. Dari ulasan tersebut, Sobat Pijar pasti lebih paham bagaimana struktur surat undangan dalam bahasa Inggris sehingga lebih mudah untuk membuatnya sendiri.

Tertarik untuk belajar materi bahasa Inggris lainnya? Kamu harus coba menggunakan aplikasi Pijar Belajar nih! Selain bahasa Inggris, ada banyak materi mata pelajaran lainnya yang bisa kamu akses di mana saja dan kapan saja, lho! Wah, ngambis bisa lebih mudah, deh.

Tunggu apa lagi? Yuk, unduh Pijar Belajar sekarang juga!