Definisi, Tujuan, Struktur, dan Contoh Formal Invitation dalam Bahasa Inggris

Pernahkah sobat pijar belajar menerima sebuah undangan yang sifatnya sangat formal? Undangan formal atau formal invitation merupakan sebuah cara mengundang seseorang untuk hadir ke sebuah acara yang masih dalam lingkup formal, seperti undangan rapat dan sebagainya. Nggak cuma dalam Bahasa Indonesia aja, undangan formal ini juga dipelajari dalam Bahasa Inggris, lho, tepatnya dalam materi formal invitation. 

Nah, dalam Bahasa Inggris, materi formal invitation ini sangat penting untuk dipelajari karena memiliki aturan khusus terkait unsur dan strukturnya. Tanpa berlama-lama lagi, yuk simak ulasan materi lengkap formal invitation di bawah ini. 

Baca juga: Cara Memperkenalkan Diri dalam Bahasa Inggris dan Contohnya

Apa Itu Formal Invitation?

Sebelum masuk ke penjelasan unsur dan strukturnya, kamu mungkin bertanya-tanya “What is a formal invitation?” Formal invitation adalah sebuah undangan yang terdiri dari susunan kalimat untuk mengajak penerimanya menghadiri sebuah acara tertentu. Formal invitation ini memiliki bentuk formal, ya, mulai dari gaya bahasa hingga strukturnya, sehingga undangan ini bersifat resmi.

Oleh karena sifatnya resmi, formal invitation biasanya berhubungan dengan bisnis. Tata bahasa atau formal invitation wording juga menggunakan prinsip yang baku dan kalimatnya sangat efektif. Penerima juga harus mematuhi aturan-aturan yang ada di dalam surat ketika memutuskan untuk hadir dalam acara.

Tujuan Formal Invitation

Formal invitation memiliki tujuan tertentu yang harus disampaikan oleh pengirim kepada penerimanya. Masing-masing tujuan penulisannya akan berbeda, tergantung dari jenis undangannya. Walaupun begitu, formal invitation memiliki beberapa tujuan umum, yaitu sebagai berikut: 

1. Mengundang di acara bisnis, contohnya acara bisnis seperti rapat, konferensi, seminar, dll.
2. Mengundang di resepsi pernikahan (wedding). Bentuk yang satu ini akan kamu temukan di dalam materi formal invitation kelas 11. Strukturnya sangat formal karena isinya akan digeneralisasikan ke semua penerima undangan.
3. Mengundang di acara ulang tahun. Biasanya acara ulang tahun dengan formal invitation cukup besar dan penerima harus melakukan RSVP. Formal invitation template word di dalam undangan ini berisi informasi tentang acara, seperti alamat pesta, waktu, dan dresscode yang harus dipakai.

Baca juga: Materi Invitation Letter

Struktur Formal Invitation

Sebagai sebuah surat resmi, tentunya formal invitation nggak bisa ditulis sembarangan, ya. Terdapat struktur formal invitation yang harus kamu perhatikan dalam penulisannya. Struktur formal invitation memiliki susunan yang rapi dan harus dipatuhi oleh pembuat undangan itu sendiri. Dengan begitu, tujuan untuk mengundang orang lain pun bisa tercapai. 

Berikut adalah struktur formal invitation yang harus ada dalam sebuah undangan formal dalam Bahasa Inggris.

1. Invitation Title atau Judul Undangan

Struktur formal invitation yang paling atas adalah judul atau cover undangan jika ada. Ukuran font pada bagian ini ditulis dengan menggunakan huruf yang lebih besar dari bagian lainnya, sehingga penerima bisa langsung memahami tujuan dari undangan itu sendiri.

2. Greeting atau Salam Pembuka

Bagian greeting atau salam pembuka adalah sebuah sapaan kepada penerima undangan. Contohnya adalah “Dear, Mr. Serafim”. Greeting diletakan sebelum memasuki ke bagian penting dari isi invitation itu sendiri. Nah, pada bagian ini, kamu harus menyesuaikan nama dan sapaan sesuai dengan penerima invitation.

3. Pendahuluan

Struktur formal invitation selanjutnya adalah pendahuluan. Bagian pendahuluan merupakan bagian paling awal dari isi surat formal invitation. Bagian ini berisikan maksud dan tujuan mengundang. Pendahuluan harus dibuat sangat ringkas dan padat agar maksud dan tujuan mengundang tersampaikan dengan jelas. Biasanya bagian ini hanya terdiri dari satu paragraf saja.

4. Information of Event

Selanjutnya adalah bagian inti dari formal invitation, yaitu Information of Event atau informasi acara. Pada bagian ini, kamu harus menyampaikan informasi seperti alamat tempat acara, waktu pelaksanaan acara, keynote speaker jika ada, dan aturan-aturan untuk menghadiri acara, contohnya dress code.

5. RSVP

RSVP merupakan aturan baku yang ada di dalam surat undangan formal. Isinya merupakan kontak untuk mengkonfirmasi kedatangan tamu ke acara tersebut atau tidak. Tujuan RSVP sangat penting untuk menghitung jumlah tamu dan ketersediaan acara, seperti kursi dan konsumsi. Jika penerima tidak melakukan RSVP, berarti akan dianggap tidak hadir dan tidak diperhitungkan.

6. Closing Statement

Closing statement di dalam formal invitation merupakan bagian harapan dari seorang pengundang agar yang diundang bisa datang ke acara tersebut. Closing harus dibuat pendek dengan maksimal kalimat terdiri dari dua kalimat saja.

7. Signature

Terakhir, struktur formal invitation ditutup dengan signature atau tandatangan. Signature merupakan tanda tangan dari pengundang yang menjadi ciri khas dari sebuah undangan formal. Letaknya berada di paling bawah setelah bagian closing statement.

Contoh Formal Invitation

Nah, supaya kamu semakin tergambar seperti apa bentuk dan struktur formal invitation itu, coba simak contoh beberapa bentuk undangan formal dalam Bahasa Inggris di bawah ini.

1. Undangan untuk menghadiri meeting perusahaan

Invitation to attend 2024 Annual General Meeting

Dear Shareholder,

On behalf of the Silver Medalist, I cordially invite you to attend the company’s general meeting at the office of Silver Medalist, Kebon Jeruk, West Jakarta. The meeting will be held on Monday, 24 of January 2024 from 10.00 to 12.00.

In this meeting, we will talk about our strategies and plans to welcome the new year before the financial audit that will be held at the end of February 2024. The details of the meeting are attached on this invitation. Please refer to RSVP for the attendance. The shareholders shouldn’t be represented by others.

All shareholders will get the copy of the materials that will be presented at the meeting. I will be grateful if you attend our annual meeting.

Best Regards,

Cindy Alsiana

CEO of Silver Medalist

2. Undangan untuk menghadiri konferensi

Invitation to attend 9th Meteorology Conference

Dear Mr. Johan,

The Meteorology Conference is an annual event held by Indonesia Meteorology Institute. The event will present the latest report by researchers and scientists in Indonesia and the US. We cordially invite you to attend this conference.

The conference will be held on Saturday, 16th of June, 2024 and takes place at the auditorium of Indonesia Meteorology Institute. We would be grateful if Mr. Johan is willing to come as our VIP attendee at the conference.

Please RSVP to Anita on anita18@gmail.com and should you require further information, the contact will be helping you.

Sincerely,

Dianita Ananda

Conference Coordinator

________________________________________________

Baca juga: 10 Sapaan dalam Bahasa Inggris dan Contohnya

Ternyata saat kita membuat formal invitation harus mengikuti aturan struktur yang berlaku, ya. Selain itu, pastikan kamu menggunakan gaya bahasa formal atau baku juga, ya, dalam formal invitation. Semoga penjelasan dan contoh formal invitation di atas bisa membantumu memahami materi ini.

Yuk, pelajari lebih banyak tentang penulisan teks Bahasa Inggris lainnya bareng Pijar Belajar! Melalui Aplikasi Pijar Belajar, kamu bisa mengakses berbagai konten belajar untuk mata pelajaran SD, SMP, hingga SMA kapan saja dan dimana saja. Jadi, belajar bisa lebih mudah, deh.

Ayo download Pijar Belajar atau klik banner di bawah ini untuk mulai belajar seru sekarang!